SISTEMAS DE INFORMACION Y PROCESAMIENTO DE DATOS I
COMISION PRACTICO: “A” PROF. ARONICA, SANDRA
PROFESOR: GAUNA, EDUARDO
INTEGRANTES DEL GRUPO:
MANGINO, MARIANA LEGAJO: 33437346
MORONI, NADIA LEGAJO: 33982632
SANCHEZ, EMMANUEL LEGAJO: 34247434
SANCHEZ, FLORENCIA LEGAJO: 34441783
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
SUDOSILO S.A. es una Empresa Industrial dedicada a los Tratamientos Térmicos de Aceros y Aleaciones No Ferrosas y a la Ingeniería de Superficies, cuyas actividades se iniciaron en el año 1954.
Tiene arraigada presencia en el mercado local y nacional, sirviendo a Industrias de las más diversas ramas, entre ellas la industria Petrolera, Automotriz, Aeronáutica, de Implantes Médicos y Odontológicos, Alimenticia, de Máquinas Herramienta, de Defensa, de Minería, de Electrodoméstica, etc.
Sus fundadores y primeros directivos surgieron de los departamentos de Metalurgia y Tratamientos Térmicos de la Fábrica Militar de Aviones. Este origen, a partir de gente entrenada en la “Calidad Aeronáutica”, ha imbuido con tal característica cada uno de los trabajos ejecutados.
SUDOSILO fue la primera empresa de Tratamientos Térmicos para terceros, en desarrollar y ofrecer al mercado procesos tales como Cementación, Carbonitruración, Temple en atmósfera controlada, Nitruración Gaseosa, Temple de Aleaciones no Ferrosas y Solubilizado de aceros inoxidables.
En el año 1978, patentó en Argentina un proceso de Nitrocarburación Gaseosa, cuyo desarrollo produjo importantes avances Técnicos y Ecológicos.
En los años mas recientes ha desarrollado, con tecnología propia, equipos y procesos de Chemical Vapor Deposition (CVD) y de Physical Vapor Deposition (PVD), para revestir con Nitruro y Carbonitruro de Titanio herramientas de Aceros Rápidos y de Carburos Sinterizados. Recientemente ha incorporado nuevos compuestos de Nitruro de Titanio y Aluminio (TiAlN) y Nitruro de Cromo (CrN) para cubrir las nuevas necesidades del mercado, además de ampliar el campo de aplicación de los revestimientos a otras áreas como: industrias del plástico, conformados en frío, bio-ingeniería, odontología, etc.
La Planta Industrial está ubicada en el Av. B. O’Higgins 4725 en Córdoba capital, República Argentina, cuenta con un terreno de 13.000 m2, 3.500 m2 de instalaciones industriales y 500 m2 de oficinas y demás dependencias. Cuenta con una dotación de 50 personas entre personal técnico y administrativo. La capacidad productiva es, en promedio, de 450 Toneladas mensuales.
Además, la Dirección, establece la Política de la Calidad y la administra de manera precisa, proporcionando los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios para alcanzar los objetivos planeados.
La Dirección asegura que la política sea entendida e implementada, en todos los niveles de la organización, a partir de su difusión y mediante la gestión de los indicadores de los procesos del SGC.
La empresa, SUDOSILO SA, mide en forma permanente la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos por él establecidos, a partir de la comunicación directa, de visitas periódicas y realiza una vez al año “Encuestas de Evaluación de Satisfacción de los Clientes”.
Por otra parte, es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa propender a la Mejora Continua a fin de garantizar la adecuación y eficacia para con los requisitos establecidos por la empresa.
Las fuentes de Mejora son, las acciones derivadas en: “Revisión por la Dirección”,”Indicadores de Gestión, control de “Productos No Conformes”, “Acciones Correctivas/Preventivas”, Gestión de “Compras” y “Auditorias Internas” de Sistema, Proceso y Producto.
ORGANIGRAMA
Relevamiento de la empresa
A modo de introducción comentaremos que cuando se incorpora el actual dueño a la empresa, los costos de las PC’s y de la tecnología en general comienzan a abaratarse en la industria, permitiendo a la organización adquirirla. Luego la constante actualización e incorporación de nuevos soft se convierte en una “cuestión natural” según las palabras del dueño de Sodosilo S.A. Nos cuentan que en ese momento no fue fácil convencer a los socios que estaban en la dirección como hoy al mismo dueño no le resulta sencillo absorber el avance tecnológico e incorporarlo a la Organización, haciendo referencia a la resistencia propia de los cambios generacionales. Ahora sí, comenzando el relevamiento propiamente dicho, actualmente la empresa cuenta con 12 microcomputadoras (PC de escritorio) equipadas con 2 impresoras láser, que facilitan las tareas de oficinas, como la elaboración de reportes mensuales en hojas de cálculo, procesamiento de texto y el mantenimiento de bases de datos personales, entre otras.
La política de la empresa lleva a actualizar año tras año el hardware, con la adquisición, en promedio, de dos a tres máquinas, que remplazan a máquinas más antiguas, las cuales se trasladan a sectores con tareas menos importantes o se donan a diferentes instituciones y las maquinas obsoletas son desechadas salvo que pueda ser reutilizada alguna de sus partes. Existe un analista en sistemas que se encarga del mantenimiento de las máquinas, es un soporte externo, se lo llama cuando se lo necesita.
Sudosilo S.A. cuenta con dos servidores, uno para el área de recepción y expedición de mercadería (con una red Nobel) que soporta un sistema realizado a medida para ventas y facturación. Actualmente este servidor esta por ser reemplazado por un servidor de mayor capacidad (DELL) que además permitirá la conexión en red dentro de la organización y un segundo servidor utilizado para dar soporte al sistema TANGO. Existe una interfaz entre el soft a medida y este último.
Utilizan sistema operativo propietario Microsoft Windows xp profesional, herramientas de aplicación Microsoft Office 2003.
Quien se encarga de la elección y actualización de software, hardware y adquisición de nuevos servidores es el Ingeniero en Sistemas. Las razones que lo llevaron a cambiar el servidor anterior son porque éste era lento, pesado y trabajaba con una red que tenía los puestos limitados.
La estructura de comunicación que utilizan actualmente se caracteriza por disponer de una red LAN entre las PC de la empresa con conexión Wi Fi y ethernet en algunas áreas. Por cuestiones de seguridad una de las estaciones de trabajo se encuentra fuera de la red, para mantener bajo resguardo la información, teniendo acceso a ella sólo la Administradora. Sudosilo S.A no cuenta con otras sucursales y al ser una empresa líder en el mercado no tiene la necesidad de contar con una red de área amplia. Para la comunicación de los empleados administrativos y jefes departamentales se utiliza una línea telefónica corporativa.
La toma de decisiones está a cargo del dueño y de los socios, quienes no se apoyan en ningún sistema de aplicación en particular, solo utilizan reportes elaborados por las distintas áreas de la organización.
La dirección piensa que las decisiones no se toman, sino que se hacen. Se requiere identificar el problema, el objetivo, analizar las variables que van a intervenir, ponderar cada una de ellas y trabajar en función de que, luego de toda la valoración realizada, el resultado final sea una decisión elaborada. Todas las herramientas necesarias para lograr esto se las da la informática.
Además consideran muy importante las repercusiones de una decisión, al impactar estas sobre la misma empresa, sobre los proveedores, los clientes y toda la mano de obra de la empresa fundamentalmente.
Los sistemas que utilizan para la administración son dos ERP del tipo enlatados, Tango y Begerman. El sistema Tango dispone de cuatro módulos: Compras, Ventas, Contabilidad y Fondos.
El sistema Bejerman es utilizado únicamente para liquidación de sueldos, manejado por un único usuario. En este caso también se observan medidas de seguridad ya que dicho usuario realiza la liquidación y luego debe proveerle un informe por escrito a la administradora quien está autorizada a cargar los importes en la página del banco y realizar el correspondiente traspaso de ingresos a las cuentas de los empleados.
Hemos observado que el sistema hecho a medida fue creado por el Ingeniero en Sistemas, quien además de encargarse de la mantención y actualización del mismo, es el único que posee el conocimiento total de la aplicación y su funcionamiento, pudiendo sólo él solucionar problemas actuales y futuros. Consideramos que ésto podrá ocasionar inconvenientes relacionados al traspaso del conocimiento cuando no exista personal capacitado para cumplir esta función.
Otra observación realizada es que SUDOSILO S. A. no cuenta con un cuerpo de vendedores dado a que prestan un servicio exclusivo y son los clientes los que se contactan con ellos.
En cuanto a marketing y publicidad figuran en páginas amarillas y guía de la industria. Cuentan con una página web que está en proceso de construcción.
Analizamos también la dependencia de la organización a los sistemas de información. Cuentan con un Plan de Contingencia. En caso de repentinas caídas del sistema o cortes de luz realizan los remitos en forma manual que permite la salida de mercadería sin trabar este proceso y demorar al cliente. Una vez que el sistema vuelve a la normalidad podrá realizarse la facturación correspondiente.
Entre los procesos que pudimos observar dentro de la organización, encontramos los siguientes:
· Recepción de un cliente y su mercaderia
· Tratamiento de las piezas
· Inspección de calidad sobre las piezas
· Expedición de las piezas
· Registro de las ventas
· Registro de nuevos clientes
· otros
Problemática a analizar:
Las problemáticas principales que planteamos al analizar esta empresa fueron los motivos que la llevaron a adquirir aplicaciones mediante la compra o la fabricación de su sistema de información actual, analizando ventajas y desventajas que se observaron previamente para poder tomar esta decisión, como costos y soporte técnico que conlleva el sistema a aplicar. Luego analizamos la implementación del nuevo sistema y los efectos que causó esta nueva aplicación a la empresa en general, la conversión del viejo sistema al nuevo, los desafíos que hubo que enfrentar para una implementación eficiente, la participación de los usuarios en el mismo, la capacitación que se les brindó y como afrontaron la resistencia al cambio.
Análisis:
Los motivos que llevaron a adquirir la aplicación estándar fueron, aprovechar la experiencia de los proveedores incorporando las mejores prácticas, evitar el esfuerzo del desarrollo propio y así reducir los tiempos de construcción e implementación. Estos ERP se encuentran probados lo cual brinda seguridad en cuanto a su funcionamiento. Por otro lado los proveedores actualizan constantemente los sistemas y prestan soporte ante cualquier problema, están integrados pero a la vez formados por módulos, lo cual permite ajustarlos a las necesidades de la organización. En un principio existía una persona encargada de hacer los relevamientos contables diarios que eran entregados a un estudio contable que realizaba los balances. Debido a los altos costos de la tercerización se decidió invertir en un sistema TANGO.
El mismo fue sugerido por el contador de la empresa por ser un sistema conocido y que se adecuaba a las necesidades de la misma, además de poseer un interfaz amigable con el usuario. No se necesitó soporte técnico adicional y al adquirir el sistema se brindó una capacitación a los usuarios que estuvo a cargo de la empresa contratada. El otro sistema adquirido por SUDOSILO S.A es el Bejerman, el mismo es utilizado, desde sus comienzos hasta la actualidad, para realizar la liquidación de sueldos. A pesar de poseer, el sistema Tango, un módulo capaz de desarrollar esta función, la empresa prefiere el actual sistema y en ningún momento pensaron en reemplazarlo o buscar uno más moderno.
Para cubrir las tareas en el área de recepción y expedición se desarrolló un soft a medida debido a que ningún sistema enlatado se adaptaba a las necesidades específicas de la empresa. Luego de varios prototipos se culmina con la aplicación de la actual versión.
El programador a cargo desarrollo una interfaz para poder comunicar el programa a medida con el modulo Ventas del sistema TANGO.
Observamos que la empresa implementó los sistemas desde una visión organizacional y estratégica y no han primado los aspectos tecnológicos, existiendo un apoyo activo de la dirección superior, considerándolo siempre una iniciativa de negocio y no solo un proyecto de tecnología. Para vencer la resistencia al cambio se realizó la debida capacitación a los nuevos usuarios pero no se los tuvo en cuenta a la hora de la elección y construcción de los sistemas. A pesar de esto hubo una buena aceptación por parte de los mismos y la recepción fue exitosa.
No existe la gestión del conocimiento, como se mencionó anteriormente. Entendemos que debería crearse una base de conocimiento que incluya las experiencias y aprendizajes del programador permitiendo que los especialistas del futuro puedan comprender y/o modificar la aplicación.
Siguiendo la teoría sobre las fases de crecimiento IT de Nolan Richard concluimos que SUDOSILO S.A se encuentra en la etapa n° 2: “Etapa de crecimiento”. Actualmente la incorporación de tecnología se realiza con el objeto de mantenerse actualizados y profundizar la automatización de los procesos en las distintas áreas de la organización. Además visualizamos la existencia de un centro de cómputos conformado por un Ingeniero en Sistema y un encargado de mantenimiento, que son contratados externamente, es por ello que no figuran en el organigrama de la empresa.
Conclusión:
Esta empresa, debido al servicio que brinda, no podría funcionar sin la incorporación y correcta aplicación de la tecnología en todos sus procesos. Es por eso que, al aplicar nueva tecnología, se le da importancia a las necesidades administrativas y de organización para poder de esta forma relacionar todas las actividades llevadas a cabo, lograr los objetivos de la empresa de manera eficiente y así fortalecer el liderazgo su el mercado.
